🔍 1. Czym jest zjawisko prokrastynacji i badania nad nim

Zjawisko prokrastynacji, czyli zwlekanie z realizacją zadań, stanowi problem, który interesuje naukowców oraz specjalistów od zarządzania. Dr. Timothy A. Pychyl i inni badacze zajmujący się psychologią prokrastynacji przyczynili się do lepszego zrozumienia tego zjawiska. Badania w tej dziedzinie pomogły wydobyć na światło dzienne główne przyczyny zwlekania.

Badania naukowców, takich jak dr. Pychyl, ujawniły, że prokrastynacja często wynika z ludzkiej skłonności do preferowania natychmiastowej satysfakcji nad korzyściami odłożonymi w czasie. To oznacza, że osoby prokrastynujące często unikają zadań, które nie dostarczają natychmiastowej gratyfikacji lub stanowią wyzwanie.

⏱️ 2. Wpływ prokrastynacji na efektywność w pracy

Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda wykazały, że prokrastynacja może znacząco wpływać na efektywność w pracy. Stres, który często towarzyszy odkładaniu zadań na później, jest kluczowym czynnikiem, wpływającym na zdolność do podejmowania działań oraz utrzymania skupienia.

Gdy pracownicy unikają swoich obowiązków prokrastynując, nie tylko marnują czas, ale także obniżają jakość swojej pracy. Badania wskazują na to, że prokrastynacja może prowadzić do nieefektywnego zarządzania czasem, spadku wydajności oraz wzrostu poziomu stresu w miejscu pracy.

🔧 3. Proaktywne podejście managera do zarządzania zespołem sprzedaży

Manager zespołu sprzedaży odgrywa kluczową rolę w zapobieganiu prokrastynacji i zwiększaniu efektywności w pracy swojego zespołu. Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek dla menedżera, które pozwolą skutecznie zarządzać zespołem, wykorzystując opisane metody i narzędzia:

Tworzenie jasnych celów i priorytetów: Zacznij od ustalenia klarownych celów i priorytetów dla zespołu sprzedaży. Upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie, jakie zadania i cele są najważniejsze. Przekaż im wiedzę o technikach zarządzania czasem i motywacji, które pozwalają unikać prokrastynacji.

Indywidualne podejście: Zrozum, że różni członkowie zespołu mogą mieć różne problemy z prokrastynacją. Przeprowadzaj regularne rozmowy z pracownikami i dostosowuj podejście do ich potrzeb. Dostarczaj im narzędzia i wsparcie w zależności od indywidualnych wyzwań.
Badania nad prokrastynacją dostarczają różnych rozwiązań i mechanizmów, które mogą pomóc w walce z tym zjawiskiem. Przykładem jest "Metoda Pomodoro", oparta na badaniach przeprowadzonych na Uniwersytecie Waszyngtonu. Ta technika opiera się na pracy w cyklach czasowych z krótkimi przerwami, co pomaga zachować skupienie oraz zwiększyć wydajność. Wykorzystuje się ją w taki sposób:

• Utwórz listę zadań: rozpocznij od sporządzenia klarownej listy zadań, które musisz wykonać w najbliższym czasie. Uwzględnij na niej codzienne obowiązki i większe projekty. 
• Ustaw czasomierz: ustaw czasomierz na 25 minut, czyli tzw. "Pomodoro" - jednostkę czasową, podczas której skupiasz się na jednym zadaniu.
• Skup się na zadaniach: w trakcie "Pomodoro" koncentruj się wyłącznie na wykonywaniu tego jednego zadania, wyłączając wszelkie rozpraszające czynniki.
• Zapisuj nowe pomysły: gdy pojawią się nowe pomysły lub rozpraszające myśli, zapisz je na kartce, aby o nich nie zapomnieć i wróć do pracy.
• Czas na przerwę: po 25 minutach zadzwoni budzik, sygnalizując koniec "Pomodoro". Następuje 5 minut przerwy, w trakcie której możesz chwilę odpocząć lub zrobić kilka przysiadów. 

‍Planowanie i śledzenie postępów: Wykorzystaj narzędzia do planowania i śledzenia postępów. Dzięki nim można kontrolować, jakie zadania są wykonywane i jakie pozostają do zrealizowania. Narzędzia te pomogą w identyfikowaniu obszarów, w których prokrastynacja jest problemem.

Motywowanie zespołu: Gamifikacja to kolejne rozwiązanie wspierane badaniami, a przykładem może być praca dr. Jane McGonigal. Jej badania wykazały, że wykorzystywanie elementów gier w pracy, czyli gamifikacja, może zwiększyć zaangażowanie i motywację pracowników.

Warto zwrócić uwagę, że istnieje wiele narzędzi, które można wykorzystać w ramach tych technik, włącznie z aplikacjami, które pomagają w zarządzaniu czasem i zadaniami.

Wspieranie narzędziami: Poleć swojemu zespołowi narzędzia, które pomogą w walce z prokrastynacją i poprawią efektywność w pracy. Daj im wskazówki, jak najlepiej wykorzystywać te aplikacje. Na przykład, narzędzia do automatyzacji i zarządzania czasem mogą pomóc w unikaniu prokrastynacji i efektywnym planowaniu pracy.

Regularne przeglądy i dostosowania: Przeprowadzaj regularne przeglądy z zespołem, aby ocenić, jakie metody działają najlepiej, a które mogą wymagać dostosowań. Bądź elastyczny w podejściu i gotów do modyfikowania strategii zarządzania w zależności od potrzeb zespołu.

Wiedza i umiejętności menedżera w zakresie radzenia sobie z prokrastynacją i zarządzania efektywnością w pracy mogą znacząco wpłynąć na wyniki zespołu sprzedaży. Dzięki zrozumieniu psychologii prokrastynacji i wykorzystaniu praktycznych narzędzi, manager jest w stanie kierować zespołem w kierunku osiągania lepszych wyników.

‍

💼 4. Rozwiązania w praktyce - służymy pomocą!

Jako praktyczny przykład poprawy wydajności w pracy można przytoczyć jedną z funkcji aplikacji teambooster. Mechanizmy prokrastynacji są nam dobrze znane - by im przeciwdziałać wykorzystujemy elementy gamifikacji i psychologii, aby zachęcić pracowników do terminowego wykonywania zadań.

‍
Jeden z typów wyzwań w naszej aplikacji, pozwala na stworzenie natychmiastowej gratyfikacji za wykonywanie zadania, np. w systemie CRM. Gdy zadanie zostanie wykonane, dzięki integracji przesyłu danych, w czasie rzeczywistym do naszego systemu, z systemu CRM Klienta, trafia informacja o wykonaniu zadania. Wcześniej ustawiony mechanizm przyznaje pilnemu pracownikowi punkty wprost na jego konto w aplikacji. Managerowie w firmach naszych Klientów chętnie korzystają z takiego wsparcia w motywowaniu do terminowej realizacji zadań.

‍