Jak powiedział John Powell: “Komunikacja pracuje dla tych, którzy nad nią pracują”. A my w pełni zgadzamy się z tym zdaniem! Dlatego mamy dla Ciebie kilka wskazówek, jak nad nią popracować. Opowiemy Ci też, jak działamy w tym temacie w aplikacji teambooster.

Skuteczna komunikacja to podstawa w programie motywacyjnym. Odpowiednio poprowadzona sprawia, że pracownicy jasno orientują się w celach do osiągnięcia, znają oczekiwania wobec ich pracy oraz czują się zmotywowani do działania. A o to nam przecież chodzi, prawda?

Model 5C 

W zwiększaniu efektywnej komunikacji pomoże Ci model 5C. To 5 podstawowych zasad, którymi warto się kierować w kontakcie z pracownikami:

1. Clearness (Klarowność): klarowność to kluczowa zasada. Zacznij od jasnego i zrozumiałego przekazu. Unikaj skomplikowanych określeń i zbędnych detali. Upewnij się także, że twoje komunikaty są proste i przejrzyste. 

2. Conciseness (Zwięzłość): tekst pełny istotnych informacji, a jednocześnie możliwie krótki? Oto zwięzłość w pigułce. Unikaj zbędnego nadmiaru słów i skup się na sednie komunikatu. 

3. Correctness (Poprawność): twoje komunikaty muszą być zarówno gramatycznie poprawne, jak i merytoryczne. Skutki błędów? Wprowadzają zamieszanie i obniżają wiarygodność. 

4. Consideration (Uwzględnienie): pamiętaj o potrzebach i perspektywie Twojego odbiorcy. Dostosuj komunikację do jego oczekiwań i preferencji, co sprawi, że będzie on bardziej skłonny do słuchania i współpracy. 

5. Completeness (Kompletność): upewnij, że Twój przekaz zawiera wszystkie niezbędne informacje. Brak kompletności może prowadzić do błędnych interpretacji lub nieporozumień. 

‍

7 szczęśliwych porad

Teraz gdy wiesz już, jak powinien wyglądać skuteczny tekst, przyjrzyjmy się 7 poradom, które pomogą Ci w budowaniu dalszej komunikacji. Możesz je znaleźć w książce Roberta Cialdiniego “Wywieranie wpływu na ludzi”. 

• Buduj relacje: dobra komunikacja opiera się na relacjach. Buduj pozytywne, trwałe relacje z klientami, współpracownikami i zespołem sprzedaży. 

• Zrozum odbiorcę: nie tylko zrozum potrzeby i perspektywę Twojego odbiorcy, ale także dostosuj komunikację do jego oczekiwań. 

• Wykorzystuj społeczny dowód słuszności: opowiadaj historie i przykłady sukcesów innych, aby przekonywać i budować zaufanie. 

• Korzystaj z retorycznych pytań: zadawaj pytania, które pobudzają myślenie, angażują i prowadzą do pozytywnych decyzji.

• Podkreślaj autorytet: powołuj się na dane ekspertów, a także chętnie dziel się swoją wiedzą. To wzmocni odbiór Twoich komunikatów. 

• Buduj emocjonalne połączenia: emocje wpływają na decyzje. Właśnie dlatego zbuduj z odbiorcami emocjonalne połączenia, aby komunikacja była bardziej skuteczna. 

• Odróżniaj fakty od opinii: bądź obiektywny i prezentuj fakty w sposób jasny i zrozumiały. 

‍

Komunikat tak dobry, że aż pracownik zaciekawiony!

No dobrze, zakładamy, że masz już przygotowaną dopracowaną w każdym calu wiadomość dla pracowników. Chcesz, aby komunikat nie tylko do nich dotarł (za pomocą e-maila, pusha czy SMS-a), ale także został zrozumiany. W tym celu upewnij się, że spełniłeś/aś 3 warunki:

1. Napisz komunikat dopasowany do grupy docelowej — czy niesie on istotną wartość dla odbiorcy? Na przykład, jeśli w organizacji pojawiło się ostatnio wiele zmian, pracownik z pewnością chciałby znać ich przyczyny, zwłaszcza jeśli wpływają na jego pracę. Czy w Twojej wiadomości znajdzie taką odpowiedź? 

2. Wykorzystaj narzędzie przeznaczone do komunikacji danego tematu — większość informacji możesz umieścić w e-mailach czy w strefie aktualności (może przybrać formę newsroomu, o czym opowiadamy tutaj) w aplikacji teambooster. O pilniejszych tematach informuj poprzez smsy czy pushe. 

3. Praktykuj komunikację dwustronną — zapewnij przestrzeń do informacji zwrotnej, np. zorganizuj cykliczną ankietę lub wyznacz inne miejsce, w którym pracownicy będą mogli podzielić się swoją opinią. 

‍

Jakie narzędzia sprawdzają się najlepiej?

Według badania State of the Sector z 2018 roku najbardziej skutecznymi narzędziami komunikacji są e-maile (78%), wideo (76%) oraz newslettery (76%). Warto więc korzystać z nich na co dzień i uzupełniać je SMS-ami oraz pushami. 

Jak robimy to w aplikacji teambooster? W e-mailach informujemy o nowych szkoleniach, quizach czy rozliczonych wyzwaniach. Wiadomości przeplatamy dobranymi do tematu gifami czy emotikonami, co sprawia, że użytkownicy chętniej skupiają swoją uwagę na komunikacie. 

Korzystamy także z newsroomów. To specjalne miejsce w aplikacji teambooster, w którym udostępniamy codzienne newsy oraz wskazówki sprzedażowe. Nie brakuje w nich kolorowych grafik, Dzięki newsroomowi użytkownicy mogą być na bieżąco, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Powiadomienia PUSH to kolejne narzędzie, które szybko dociera do użytkowników, a przy tym jest bardzo skuteczne. Taki komunikat trudno przeoczyć — wyświetla się on od razu, niestraszny mu nawet zablokowany ekran. Ale uwaga! To krótki komunikat, zwykle mający maksymalnie 50 znaków, dlatego dobrze przemyśl, co chcesz w nim umieścić. 

Efektywna komunikacja w organizacji nie musi być wyzwaniem! Wykorzystaj model 5C, porady Cialdiniego oraz nasze doświadczenia z aplikacji teambooster i działaj. Tylko testując różne rozwiązania dowiesz się, która forma komunikacji najlepiej pasuje do Twojej firmy. Powodzenia!